Die 6 besten Rechnungsprogramme 2026

Wie wir Rechnungsprogramme bewerten

Wir arbeiten täglich mit Freelancern und kleinen Unternehmen zusammen und haben diese Tools im Praxis-Einsatz getestet. Bewertet wurde nach sechs Achsen: Funktionsumfang, E-Rechnungs-Compliance, UX beim Onboarding, Preis-Leistung, Steuerberater-Integration und Zeiterfassung. Die Reihenfolge entspricht unserem Praxis-Ranking für Freelancer & KMU.

Dazu kommt Erfahrung aus Projekten: Wir richten Rechnungs- und Buchhaltungstools regelmäßig in Digitalisierungsprojekten bei Kunden ein und verdrahten sie mit CRM-Systemen und Zahlungsanbietern. Deshalb wissen wir aus dem Alltag, wo der Zahlungsabgleich sauber läuft, welche Schnittstellen stabil sind und an welcher Stelle die Automatisierung hakt. Beim Preis-Leistungs-Verhältnis zählt für uns nicht der billigste Tarif, sondern das, was Unternehmen und Selbstständige für ihr Geld an Zeitersparnis tatsächlich bekommen.

Die 6 Rechnungsprogramme im Detail

Testsieger

01 · E-Rechnung & Compliance

Lexware Office

ab 7,90 € / Monat · kostenlose Testphase

9.4

Score

Die Rechnungssoftware Lexware Office (früher Lexoffice) ist der Testsieger 2025/2026 - TÜV-zertifiziert, mit vollständigem E-Rechnungs-Support in allen Formaten (XRechnung und ZUGFeRD 2.x) und tiefer DATEV/ELSTER-Integration. Die Software überzeugt besonders für Freelancer mit Behördenkunden oder wachsendem Buchhaltungsbedarf. Multibanking mit automatischem Zahlungsabgleich und GoBD-konforme Archivierung über die gesamte gesetzliche Aufbewahrungsfrist sind in allen relevanten Tarifen enthalten. Alle Details im ausführlichen Lexware Office Praxis-Test.

Stärken

• XRechnung + ZUGFeRD 2.x vollständig unterstützt
• TÜV-zertifiziert, GoBD-konforme Archivierung
• DATEV-Schnittstelle + ELSTER für UStVA und EÜR
• Multibanking mit automatischem Zahlungsabgleich

Schwächen

• E-Rechnungsfunktionen erst im XL-Tarif vollständig
• Zeiterfassung begrenzt
• Preis steigt mit Funktionsumfang merklich

Preis ab7,90 €/Monat

TrialKostenlos

Best fürE-Rechnung, Behörden, Wachstum

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02 · Meistgenutzte Lösung

sevdesk

ab 8,90 € / Monat · 14 Tage gratis

9.1

Score

Das Rechnungsprogramm sevdesk ist die meistgenutzte Lösung im deutschsprachigen Raum - mit Note 1,2 in unabhängigen Tests und über 12.500 Bewertungen auf Trusted.de. Das geführte Setup ermöglicht die erste Rechnung in Minuten. Besonders stark: Fremdwährungsrechnungen für internationale Kunden und der dauerhaft kostenlose Free-Tarif mit bis zu 3 Rechnungen pro Monat (inklusive E-Rechnung) machen sevdesk zum idealen Einstieg. Alle Details im ausführlichen sevdesk Praxis-Test.

Stärken

• Sehr schnelles Onboarding, erste Rechnung in Minuten
• Fremdwährungsrechnungen für internationale Kunden
• Dauerhaft kostenloser Free-Tarif (3 Rechnungen/Monat)
• ELSTER + DATEV vollständig integriert

Schwächen

• Zeiterfassung erst im Pro-Tarif
• Warenwirtschaft-Tarif deutlich teurer
• Volle E-Rechnungsfunktionen nicht im Basis-Tarif

Preis ab8,90 €/Monat

Trial14 Tage + bis 70 % Rabatt

Best fürBuchhaltung, internationale Kunden

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03 · Preis-Leistungs-Tipp

BillingEngine

ab 0 € (Free) · Basic ab 6 €/Monat

8.8

Score

BillingEngine ist seit 2012 am Markt und wird von über 2.500 Betrieben genutzt - eine bewusst schlanke Rechnungssoftware für Selbstständige und kleine Unternehmen, die zwei Dinge besonders gut löst. Erstens: Jedes Konto erhält ein kostenloses Postfach mit eigener E-Mail-Adresse für eingehende E-Rechnungen - ohne Mengenbegrenzung und in allen Tarifen, auch im kostenlosen. Die seit Januar 2025 geltende Empfangspflicht lässt sich damit ohne laufende Kosten erfüllen. Zweitens: Die KI-gestützte Belegerfassung liest Belege automatisch aus - bis auf Positionsebene mit einzelnem Steuersatz, auch bei Fotos und mehrseitigen PDFs - und ordnet sie der passenden Ausgabe zu. Rechnungen entstehen automatisch als E-Rechnung in XRechnung und ZUGFeRD nach EN 16931, GoBD-konform archiviert auf Servern in Frankfurt, mit DATEV-Export für den Steuerberater.

Stärken

• Kostenloses E-Rechnungs-Postfach ohne Limit in allen Tarifen
• KI-Belegerfassung bis auf Positionsebene, auch Fotos und mehrseitige PDFs
• Sehr günstig: Basic 6 €/Monat, Premium 12 €/Monat (im Jahresabo)
• XRechnung + ZUGFeRD standardmäßig, DATEV-Export, Server in Deutschland

Schwächen

• Free- und Basic-Tarif mit Beleglimits (3 bzw. 30 pro Monat)
• Keine integrierte Zeiterfassung
• Keine vollwertige Buchhaltung mit ELSTER-Anbindung

Preis ab0 € (Free) · Basic 6 €/Monat

TrialFree dauerhaft · Code AC5OFF: 5 % Rabatt

Best fürE-Rechnungs-Empfang, Belegerfassung, Preisbewusste

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04 · Beste Automatisierung

FastBill

ab 10 € / Monat · kostenlose Testphase

8.7

Score

FastBill setzt konsequent auf Automatisierung und ist damit besonders stark für digitale Dienstleister und Freelancer mit Retainer-Kunden. Wiederkehrende Rechnungen mit automatischem Versand, ein anpassbares Mahnwesen und die OPOS-Liste für offene Posten sind die Kernstärken. Banking-Integration, DATEV-Export und XRechnungen für Behörden sind ebenfalls an Bord. Mehr dazu im ausführlichen FastBill Praxis-Test.

Stärken

• Beste Automatisierung für wiederkehrende Rechnungen
• Anpassbares Mahnwesen mit mehreren Stufen
• XRechnung standardmäßig unterstützt
• Team-Features im Pro/Premium-Tarif

Schwächen

• Solo-Tarif auf 20 Rechnungen/Monat begrenzt
• Zeiterfassung nur begrenzt
• Preis für Teams steigt schnell

Preis ab10 €/Monat

TrialKostenlos

Best fürAutomatisierung, Retainer-Kunden

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05 · Bester Free-Tarif

Papierkram

ab 0 € / Monat · Bezahltarife ab 9,90 €

8.5

Score

Papierkram ist für projektbasierte Freelancer die erste Empfehlung: Der Free-Tarif bietet unbegrenzte Rechnungen ohne Limits, native Zeiterfassung mit direkter Projektzuordnung und die Umwandlung erfasster Zeiten in Rechnungspositionen per Klick. GoBD-konforme Datenspeicherung und DSGVO-konforme Verarbeitung in deutschen Rechenzentren sind auch im kostenlosen Tarif inklusive. Mehr dazu im ausführlichen Papierkram Praxis-Test.

Stärken

• Vollständig kostenloser Dauertarif ohne Rechnungslimit
• Beste native Zeiterfassung mit Projektzuordnung
• Direkt aus Zeiterfassung in Rechnung per Klick
• DSGVO-konform, deutsche Rechenzentren

Schwächen

• GoBD-zertifizierte Archivierung erst ab Tarif S (9,90 €)
• DATEV-Export erst in den Bezahltarifen
• Weniger stark bei E-Rechnungen als Lexware

Preis ab0 € (Free dauerhaft)

TrialFree dauerhaft

Best fürProjekte, Zeiterfassung, Einsteiger

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06 · Bester Einmalkauf ohne Abo

Cakedesk

ab 0 € (Free) · Vollversion einmalig 69 €

8.2

Score

Cakedesk ist ein Rechnungsprogramm ohne Abo: einmalig 69 € statt monatlicher Gebühren, inklusive einem Jahr kostenloser Updates. Die Desktop-App für Windows und macOS speichert alle Kunden- und Rechnungsdaten lokal, ohne Cloud, und ist auch offline nutzbar. Rechnungen und Angebote entstehen ohne komplizierte Vorgänge, E-Rechnungen im ZUGFeRD- und XRechnung-Format werden unterstützt. Für das Layout stehen 7 Designvorlagen bereit; wer will, passt Rechnungen per HTML und CSS ohne Einschränkungen ans eigene Branding an.

Stärken

• Einmalzahlung statt Abo, dauerhaft nutzbar, keine laufenden Kosten
• Einfache Benutzeroberfläche ohne komplizierte Buchhaltungsfunktionen
• ZUGFeRD & XRechnung für E-Rechnungspflicht unterstützt
• Schneller und persönlicher Support direkt vom Entwickler

Schwächen

• Keine integrierte Buchhaltung
• Nur für Windows/macOS, keine mobile App
• Free-Tarif auf 3 Rechnungen begrenzt

Preis ab69 € (einmalig)

TrialFree-Tarif (3 Kunden/Rechnungen)

Best fürFreelancer ohne Abo, Datenhoheit

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Vergleichstabelle auf einen Blick

Empfehlung nach Use-Case

Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer: worauf es ankommt

Für Kleinunternehmer gelten eigene Spielregeln. Wer die Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG nutzt, weist keine Umsatzsteuer aus, gibt keine Umsatzsteuervoranmeldung ab und ermittelt den Gewinn in der Regel per Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Ein gutes Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer muss genau das steuerlich sauber abbilden: Der Hinweis auf § 19 UStG erscheint automatisch und fehlerfrei auf jeder Rechnung, die EÜR entsteht aus den erfassten Belegen und die Zahlen fließen ohne Umwege in die Steuererklärung beziehungsweise an den Steuerberater. Seit dem 01.01.2025 liegen die Umsatzgrenzen bei 25.000 € Vorjahresumsatz und 100.000 € im laufenden Jahr, sodass mehr Selbstständige und Freiberufler als früher die Regelung nutzen können.

Beim Budget ist die Lage für Kleinunternehmer komfortabel: Wer nur wenige Rechnungen schreiben muss, braucht kein teures Abo. Als kostenloses Rechnungsprogramm ist Papierkram Free die erste Wahl: Der Tarif erlaubt unbegrenzt viele Angebote und Rechnungen. sevdesk bietet einen dauerhaft kostenlosen Free-Tarif mit bis zu 3 Rechnungen pro Monat, inklusive E-Rechnung. Interessant ist auch Lexware Office für Gründer: Der S-Tarif ist der günstige Einstieg in den Testsieger. Wer nur etwa 5 Rechnungen pro Monat stellt, kommt daneben mit schlanken Anbietern wie easybill Free weit, nutzt Zervant kostenlos in der Basisversion oder BillingEngine Free, dessen kostenloses E-Rechnungs-Postfach die Empfangspflicht nebenbei abdeckt; spezialisierte Softwarelösungen wie onRech oder EasyFirma sind speziell auf die Bedürfnisse von Kleinunternehmern zugeschnitten. Die kostenpflichtigen Tarife der großen Anbieter lassen sich je nach Anbieter 14 bis 30 Tage kostenlos testen, bevor Sie sich festlegen. Und für Existenzgründer, die noch nicht wissen, wie sich der Umsatz entwickelt, gilt: Alle hier genannten Tools wachsen per Tarifwechsel mit, ohne dass Kundendaten oder Buchhaltungsdaten umziehen müssen.

Ein verbreiteter Irrtum lautet: „Als Kleinunternehmer reicht Word oder Excel." Das stimmt spätestens seit der E-Rechnungspflicht nicht mehr. Zwar sind Kleinunternehmer nach aktuellem Stand vom verpflichtenden Versand strukturierter E-Rechnungen ausgenommen, empfangen können müssen sie elektronische Rechnungen im B2B-Bereich seit 2025 aber ebenfalls. Ein einfaches Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer erledigt das nebenbei: Es liest ZUGFeRD und XRechnung ein, erzeugt auf Wunsch selbst E-Rechnungen statt einfacher PDF-Dateien und archiviert alle Belege GoBD-konform, damit bei einer Betriebsprüfung nichts anbrennt. Rechnungen online zu erstellen geht damit einfach und schnell, auch Rechnungen versenden ist mit wenigen Klicks erledigt. Wer aber einfach Rechnungen schreiben will, ohne sich um Formate zu kümmern, profitiert vor allem von der rechtssicheren Buchführung: Sie ist der eigentliche Grund für den Umstieg.

Funktional muss eine Rechnungssoftware für Kleinunternehmer selten den vollen Funktionsumfang der großen Suiten bieten. Wichtig sind saubere Kundendaten, Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen aus einer Oberfläche, automatische Zahlungserinnerungen und Mahnungen sowie ein Export für den Steuerberater. Lagerverwaltung oder ein komplettes Warenwirtschaftssystem sind je nach Branche verzichtbar und lassen sich bei Bedarf später als Zusatzmodul ergänzen. Achten Sie stattdessen darauf, dass die Software einfach zu bedienen ist, auch per Smartphone funktioniert und der Support erreichbar bleibt, denn Ihre Geschäftsdaten liegen künftig in diesem System.

Rechnungsprogramme im Detail: der ausführliche Ratgeber

Die Tool-Liste oben ist unsere Praxis-Empfehlung für Selbstständige und kleine Unternehmen. Wer tiefer einsteigen will, findet hier den vollständigen Ratgeber: alle Anbieter im Vergleich eingeordnet, von der E-Rechnungspflicht über GoBD-Compliance bis zur richtigen Toolwahl je Freelancer-Typ.

Warum Sie 2026 als Freelancer ein Rechnungsprogramm brauchen

Die Zeiten, in denen Freelancer Rechnungen mit einer Word-Vorlage oder Excel-Tabelle erstellen konnten, sind endgültig vorbei. Mit der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich seit dem 01.01.2025 und der gestaffelten Versandpflicht bis 2028 benötigen Sie Tools, die rechtliche Anforderungen automatisch erfüllen. Word und Excel können keine XRechnungen oder ZUGFeRD-Dateien erzeugen - genau diese Formate verlangen viele Geschäftspartner und Behörden aber bereits jetzt. Moderne Rechnungssoftware erzeugt sie auf Knopfdruck.

Die konkreten Nachteile von Word und Excel im Jahr 2026: GoBD-Verstöße durch nicht revisionssichere Archivierung, manuelle Rechnungsnummern mit Fehlerrisiko, fehlende E-Rechnungsformate und aufwändige Korrekturrechnungen. Mit einer modernen Rechnungssoftware für Selbstständige sparen Sie bis zu 80 % der monatlichen Buchhaltungszeit, erstellen professionelle Rechnungen aus rechtssicheren Rechnungsvorlagen mit allen Pflichtangaben nach § 14 UStG und profitieren von automatischen Mahnerinnerungen sowie GoBD-konformer Archivierung über die gesamte Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren. Kurz: Die Rechnungsstellung wird effizient statt fehleranfällig.

Vergleichskriterien: Worauf Freelancer achten sollten

Freelancer haben andere Anforderungen als Händler oder Handwerker. Während ein Onlineshop komplexe Warenwirtschaft braucht, benötigt ein Rechnungsprogramm für Selbstständige vor allem Zeiterfassung, Projektbezug und flexible Abrechnungsmodelle. Die wichtigsten Kriterien in der Übersicht:

• Rechnungstypen: Projektpauschalen, Stundenabrechnung mit Nachweis, wiederkehrende Rechnungen für Retainer-Kunden, Anzahlungs- und Schlussrechnungen.
• E-Rechnung & Compliance: XRechnung und ZUGFeRD 2.x, alle Pflichtangaben nach § 14 UStG automatisch, GoBD-konforme Archivierung in deutschen Rechenzentren, DSGVO-konforme Verarbeitung.
• Onboarding: Erste Rechnung innerhalb von 10-15 Minuten erstellbar, intuitive Oberfläche, CSV-Import für bestehende Kundendaten.
• Zeiterfassung: Erfassung direkt in der Software, Umwandlung in Rechnungspositionen per Klick, Projektübersicht mit Budget-Tracking.
• Banking & Zahlungen: Online-Zahlungsmethoden (PayPal, SEPA), automatischer Zahlungsabgleich, Multibanking.
• Steuerberater-Integration: DATEV-Schnittstelle, ELSTER für UStVA und EÜR, übersichtliche Finanzberichte.
• Preisstruktur: Tarife unter 15-30 € für Solo-Freelancer, monatlich kündbar ohne lange Bindung.

Rechnungsprogramme für unterschiedliche Freelancer-Typen

Nicht jeder Freelancer braucht dieselben Funktionen. Hier die Kurzübersicht nach Freelancer-Typ:

Kreative Freelancer (Designer, Texter, Fotografen): Projektbasierte Abrechnung, Anzahlungs- und Schlussrechnungen, individuelles Branding auf Dokumenten. Empfehlung: Papierkram (Projekte und Zeiten direkt verknüpft, kostenloser Einstieg) oder FastBill (professionelle Automatisierung).

IT-Consultants, Entwickler und Agenturen: Stundenkontingente, Retainer-Verträge, internationaler Kundenkreis, Mehrbenutzer-Zugänge. Empfehlung: FastBill Pro/Premium (Teamfunktionen, Automatisierung), sevdesk (Fremdwährungen, internationale Rechnungen).

Berater, Coaches, Trainer: Workshops, Seminare, gemischte B2B/B2C-Kunden, Online-Zahlungsmöglichkeiten. Empfehlung: FastBill (wiederkehrende Rechnungen, professionelles Mahnwesen) oder BillingEngine (günstiger Einstieg mit E-Rechnungs-Postfach). Wer zusätzlich Termine und Seminarplätze digital vergibt, ergänzt das Setup um die passenden Tools zur Online-Terminbuchung und, wer Wissen verkauft, um eine der gängigen Online-Kurs-Plattformen.

Freelancer mit Behördenkunden: Öffentliche Auftraggeber verlangen seit Jahren ausschließlich XRechnungen. Empfehlung: Lexware Office XL mit vollständigen E-Rechnungsfunktionen und TÜV-Zertifizierung.

E-Rechnung, GoBD & Steuern: rechtliche Grundlagen

Seit dem 01.01.2025 sind alle Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Der Versand wird gestaffelt zur Pflicht: Bis Ende 2026 sind Papierrechnungen und (mit Zustimmung des Empfängers) einfache PDF-Rechnungen übergangsweise noch erlaubt. Ab dem 01.01.2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz ihre B2B-Rechnungen als E-Rechnung versenden, ab dem 01.01.2028 gilt die Versandpflicht für alle. Jede Rechnung muss nach § 14 UStG zwingend enthalten: vollständige Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Lieferzeitpunkt, Nettobetrag, Steuersatz und -betrag.

GoBD-konforme Archivierung bedeutet: Unveränderbarkeit aller gespeicherten Belege, Einhaltung der Aufbewahrungsfrist und jederzeit prüfbare Daten für das Finanzamt. Wichtig zu wissen: Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen und andere Buchungsbelege wurde mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz zum 01.01.2025 von 10 auf 8 Jahre verkürzt; für Jahresabschlüsse, Handelsbücher und Inventare bleibt es bei 10 Jahren. Alle empfohlenen kostenpflichtigen Tarife in diesem Vergleich erfüllen diese Anforderungen - im Free-Tarif von Papierkram ist die GoBD-Konformität eingeschränkt. Wer als Kleinunternehmer nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer ausweist, stellt in der Software einmalig ein, dass er Kleinunternehmer ist - der korrekte Hinweis erscheint dann automatisch auf allen Rechnungen.

Preise & Kosten: Was kostet ein Rechnungsprogramm wirklich?

Im Jahr 2026 gibt es kaum noch leistungsfähige kostenlose Rechnungssoftware ohne erhebliche Einschränkungen. Die Ausnahme ist Papierkram mit seinem vollständig kostenlosen Free-Tarif ohne Rechnungslimit. Die Kosten eines Rechnungsprogramms im Vergleich: günstige Einstiegs-Tarife unter 15 € für Solo-Freelancer mit Basisbedarf; Profi-Tarife zwischen 20 und 35 € mit mehr Automatisierung, Teamzugriffen und E-Rechnungsfunktionen; Premium-Tarife ab 40 € für Agenturen mit umfangreichen Integrationen. Wer laufende Kosten grundsätzlich vermeiden will, findet mit Cakedesk eine Alternative zum Abo: Die Desktop-App kostet einmalig 69 € und bleibt danach dauerhaft nutzbar. Die Kosten-Nutzen-Rechnung ist eindeutig: Wer pro Monat 2-3 Stunden durch ein Rechnungsprogramm spart und einen Stundensatz von 50-80 € hat, refinanziert selbst ein 30-€-Abo sofort.

So wechseln Sie in wenigen Schritten

Der Umstieg von Word/Excel auf eine Rechnungssoftware gelingt in wenigen Tagen: 1) Anforderungen definieren (Zeiterfassung, E-Rechnung, DATEV?), 2) 2-3 Tools aus dem Vergleich kostenlos testen, 3) Steuerberater einbinden und Exportformat klären, 4) Bestehende Kundendaten per CSV-Datei importieren und Standard-Leistungspositionen anlegen, 5) Logo hinterlegen, Rechnungsnummern-Logik festlegen, Mobile App installieren und automatische Zahlungserinnerungen aktivieren. Für bestehende Rechnungen aus Excel gilt: Sie müssen nichts rückwirkend digitalisieren, ab dem Wechselzeitpunkt führen Sie alle neuen Belege im neuen System.

Vom Angebot zur Rechnung: der typische Belegfluss

Ein gutes Rechnungsprogramm bildet den kompletten Belegfluss ab, nicht nur die reine Rechnungserstellung. In der Praxis sieht der Ablauf für Selbstständige so aus: Sie erstellen zunächst ein Angebot, wandeln es nach der Zusage per Klick in einen Auftrag oder direkt in eine Rechnung um und können bei Warenlieferungen auch einen Lieferschein erzeugen. Genau dieser durchgängige Weg, also Angebote und Rechnungen aus einer Oberfläche heraus zu verwalten, spart die meiste Zeit. Wer regelmäßig Angebote erstellen und daraus eine Rechnung schreiben muss, sollte beim Tool-Vergleich gezielt darauf achten, dass sich Belege ohne erneute Dateneingabe ineinander überführen lassen.

Auch nachgelagerte Belegarten gehören dazu: Storniert ein Kunde eine Leistung oder gewähren Sie nachträglich einen Nachlass, brauchen Sie Gutschriften, die sauber auf die ursprüngliche Rechnung verweisen. Alle hier vorgestellten Tools beherrschen diese Grundlagen. Eine Rechnung lässt sich so in einem Durchgang erstellen und versenden, per E-Mail verschicken oder als E-Rechnung im strukturierten Format ausgeben. Für wiederkehrende Leistungen hinterlegen Sie eine wiederkehrende Rechnung als Vorlage, können daraus per Klick neue Rechnungen erstellen und automatisieren so die Rechnungsstellung weitgehend. Jeder Beleg wird dabei revisionssicher archiviert, sodass abgeschlossene Vorgänge unveränderbar gespeichert und für die spätere Prüfung jederzeit auffindbar sind. Sie müssen Belege also nicht mehr selbst in Ordnern archivieren, das übernimmt die Software. Diese elektronische Archivierung ist Teil der GoBD-Pflicht und nichts, was Sie manuell organisieren sollten.

Mahnwesen, Zahlungsbedingungen und der Überblick im Dashboard

Offene Forderungen sind für Selbstständige und kleine und mittlere Unternehmen ein häufig unterschätztes Liquiditätsthema. Ein Rechnungsprogramm hilft, indem es jede eingehende Zahlung automatisch zuordnet und offene Rechnungen gesammelt in einer Übersicht zeigt. Werden daraus überfällige Rechnungen, lässt sich der Versand der ersten Zahlungserinnerung und der folgenden Mahnung mehrstufig automatisieren, ohne dass Sie den Überblick verlieren. Klar definierte Zahlungsbedingungen, etwa ein Zahlungsziel von 14 Tagen, lassen sich als Standard hinterlegen und erscheinen dann auf jeder Rechnung. So bleiben die Beträge in Euro nachvollziehbar und der Forderungsbestand transparent.

Den Gesamtüberblick liefert in den meisten Tools ein Dashboard: Es zeigt auf einen Blick offene und überfällige Beträge, den Umsatz des laufenden Monats und anstehende Aufgaben. Wer mehrere Projekte parallel betreut oder als freier Mitarbeiter beziehungsweise mit einem freien Mitarbeiter zusammenarbeitet, profitiert zusätzlich von einer integrierten Zeiterfassung beziehungsweise Personalzeiterfassung, die erfasste Stunden direkt in abrechenbare Positionen überführt. Über die Mobile App erfassen Sie Zeiten und Belege auch unterwegs und fotografieren Quittungen ein, die per Texterkennung automatisch ausgelesen werden. Achten Sie bei der Auswahl auf einen seriösen Anbieter mit nachweisbarer Informationssicherheit und Serverstandort in Deutschland, gerade weil Sie hier sensible Kunden- und Umsatzdaten verwalten.

Für wen sich welche Software lohnt: vom Freiberufler bis zum Onlineshop

Die Wahl des passenden Rechnungsprogramms hängt stark von Ihrem Geschäftsmodell ab. Wer einen Freien Beruf ausübt, also etwa als Berater, Texter oder Entwickler arbeitet, kommt mit einem schlanken, flexibel kündbaren Tarif gut aus und braucht vor allem saubere Rechnungserstellung, Zeiterfassung und E-Rechnung. Für solche Fälle sind auch schlanke Spezialanbieter wie Zervant oder easybill einen Blick wert, die sich auf die reine Rechnungsstellung konzentrieren und teils kostenlose Einstiegstarife bieten. Manche Geschäftskonto-Anbieter wie Qonto bringen inzwischen eine einfache Rechnungsstellung gleich mit; ein vollwertiges Rechnungsprogramm ersetzen sie über den Basisbedarf hinaus aber nicht. Ein Rechnungsprogramm für Handwerker wiederum muss Abschlags- und Schlussrechnungen, Aufmaße und Materialpositionen beherrschen; hier lohnt der Blick auf Komplettlösungen wie Lexware Office. Wer dagegen einen Onlineshop betreibt und im elektronischen Handel viele Belege erzeugt, benötigt eine Lösung mit Warenwirtschaft, Schnittstellen zu Shopsystemen und Automatisierung bei hohem Belegvolumen - hier ist easybill mit über 50 Anbindungen an Marktplätze und Shopsysteme (Amazon, eBay, Shopify, WooCommerce, Kaufland) der Spezialist unter den genannten Anbietern.

Wächst Ihr Unternehmen, verschwimmt die Grenze zwischen Rechnungssoftware und Customer-Relationship-Management: Kontakthistorie, Angebote, Rechnungen und Zahlungsstatus liegen idealerweise an einem Ort. Mehrere der hier vorgestellten Tools bieten dafür passende Schnittstellen oder integrierte CRM-Ansätze. Wer an diesem Punkt eine dedizierte Lösung sucht, findet in unserem Vergleich der besten CRM-Tools die passenden Kandidaten je nach Firmengröße. Unser Rat bleibt pragmatisch: Definieren Sie zuerst Ihren realen Belegfluss, testen Sie zwei bis drei Kandidaten kostenlos und entscheiden Sie dann. Ein Tool, das Sie nicht überfordert und das Sie konsequent nutzen, ist mehr wert als die theoretisch umfangreichste Suite.

Häufige Fragen zu Rechnungsprogrammen

Joshua Stark

Geschäftsführer STARK Marketing

Joshua hat STARK 2016 gegründet und leitet die digitale Strategie. Über 120 Projekte für Mittelstand, Freelancer und SaaS. Spezialisiert auf Online-Auftritte, die wirklich konvertieren - von der Landingpage bis zur kompletten digitalen Infrastruktur.

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